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Nie wieder Microsoft Office-Training oder SAP-Kurs?

Auch wenn Sie kürzlich nicht an einer Software-Schulung teilgenommen haben - die Chancen stehen gut, dass Sie im Verlauf Ihrer Karriere einen oder mehrere dieser Kurse besuchen durften.

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Klassische Software-Seminare umfassen in der Regel Produkte wie Excel oder PowerPoint, manchmal aber auch kompliziertere Lösungen wie SAP, Salesforce oder unternehmensspezifische Anwendungen.  

Was aber, wenn in naher Zukunft niemand mehr jemals an einem Software-Onboarding-Kurs teilnehmen muss? Keine Seminare mehr in schlecht belüfteten Konferenzräumen. Keine 200-Seiten langen Schulungsunterlagen mehr, die einmal ausgedruckt im Aktenschrank ihre letzte Ruhe finden.

Das ist die ambitionierte Zielsetzung des Münchner Tech-Unternehmens Userlane​. Das Ziel der Firma ist es, dass jeder Nutzer sämtliche Software-Lösungen auf hohem Niveau bedienen kann, ohne irgendeine Art von formaler Ausbildung erhalten zu haben. 

Infolgedessen entfällt auch die Notwendigkeit von Video-Tutorials, Anleitungen, Software-Dokumentationen oder anderen Unterrichtsmaterialien.  

Zu schön, um wahr zu sein?  

Lassen Sie uns die Situation genauer betrachten.

Die grundsätzlichen Herausforderungen bei Software-Schulungen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter mit bestimmten Anwendungen vertraut sind. Dies ist die Grundlage dafür, dass ihr Personal produktiv arbeitet und effizient mit dem Software-Bestand umgeht.  

Dieses Ziel ist mit verschiedenen Problemen verbunden.  

Die erste Herausforderung ist die Schulung neuer Mitarbeiter hinsichtlich Prozessen und Softwareanwendungen.  

Vor allem in großen Unternehmen ist es unmöglich, jeden neuen Mitarbeiter einzeln auszubilden. Das liegt an den Kosten, die damit verbunden sind - sei es mit dem Anbieten eines individuellen Software-Trainings oder mit der Einbeziehung eines anderen Mitarbeiters als interner Coach.  

Darüber hinaus stehen Konzerne jedes Mal, wenn sie ein neues Update oder eine neue Software einführen vor dem Problem, dass sie mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit und oftmals an verschiedenen Orten neu anlernen müssen. Dies ist ebenfalls mit logistischen Problemen und hohen Kosten verbunden.   

Aus diesem Grund setzen Unternehmen auf neue Lösungen wie Learning Management Systeme, Remote-Training oder ähnliches. Jedoch sind all diese Möglichkeiten einerseits mit hohen Lizenzkosten verbunden und behandeln andererseits drei wichtige Fragen im Zusammenhang mit (virtuellem oder persönlichem) Software-Training nicht:

  1. Mangel an Produktivität:
    Es dauert eine Weile, bis neues Personal vollständig operativ ist. Sobald neue Mitarbeiter eingestellt werden, müssen Zeit und Ressourcen investiert werden, um sie zu trainieren und zu unterstützen bis sie letztendlich an einem Punkt angelangen, an dem sie beginnen produktiv zu sein. 
    Je komplizierter die entsprechenden Prozesse sind, desto länger dauert es, dass neue Mitarbeiter produktiv werden. Gleiches gilt für bestehendes Personal. Wenn neue Software eingeführt wird, müssen die Mitarbeiter hier neu angelernt werden. Während Mitarbeiter an Schulungen teilnehmen, können sie nicht arbeiten und anschließend wird es noch eine Weile dauern, bis sie sich an das neue Umfeld gewöhnen. Während dieser Zeit können sie ebenfalls nicht effektiv arbeiten.​

  2. Kurzzeitgedächtnis vs. Langzeitgedächtnis:
    Wir neigen dazu, schnell zu vergessen, was wir in Seminaren und Schulungen gelernt haben. Nur wenige Tage nach dem Besuch eines Kurses verschwindet ein Großteil des Gelernten aus dem Gedächtnis. Mitarbeiter merken sich vielleicht die Prozesse, die sie jeden Tag mehrmals ausführen, aber alles andere ist bald vergessen.  
    Wenn sie dann gebeten werden, bestimmte Aufgaben durchzuführen, müssen sie das Trainingsmaterial erneut zur Hand nehmen, nochmals durchlesen, verstehen und die gelehrten Konzepte anwenden. Nach einer Weile muss das Personal erneut umgeschult werden, womit sich der ganze Zyklus immer wieder wiederholt.​

  3. Software-Updates:
    Mitarbeiter müssen nicht nur neu geschult werden, weil sie vergessen, was sie gelernt haben. Ein erneutes Training ist auch jedes Mal erforderlich, wenn es ein Software-Update gibt. Plötzlich ist das, was die Mitarbeiter gelernt haben, nicht mehr relevant und die Unternehmen müssen neue Kurse organisieren. Darüber hinaus veralten die Video-Tutorials und Dokumentationen, die auf ältere Versionen verweisen, ebenfalls sehr schnell. Dieses Problem verursacht zusätzliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Pflege der Schulungsunterlagen anfallen.​

Alles in allem ist die Ausbildung von Mitarbeitern in Software mit Ineffizienzen und hohen Kosten verbunden, die Unternehmen gerne vermeiden möchten. Und die Mitarbeiter? Die Anzahl derjenigen, die Softwareschulungen als spannende Abwechslung vom Alltag ansehen hält sich wohl in Grenzen.

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Wie Userlane dieses Problem angeht 

Userlanes Vision ist es, die Wissenslücke zwischen Mensch und Maschine zu schließen. Dies bedeutet, dass jedermann jede beliebige Software ohne Vorkenntnisse oder Anweisungen sofort bedienen soll.  

Dies möchten Sie erreichen, indem sie Unternehmen ermöglichen, On-Screen-Guides zu integrieren, die Benutzer Schritt für Schritt direkt in der jeweiligen Software durch das Interface und die entsprechenden Prozesse führen.

Genau wie ein Navigationssystem Autofahrer durch die Straßen einer neuen Stadt lotst, führen diese Guides Menschen in Echtzeit durch Prozesse.  

Userlane Guides (oder einfach Userlanes) zeigen nicht einfach auf die Elemente in der jeweiligen Software-Anwendung, um zu erklären, was die Schaltflächen oder Icons tun. Sie nehmen Benutzer während des gesamten Prozesses an die Hand und stellen sicher, dass diese die Aufgabe erfolgreich abschließen, indem sie immer auf den nächsten richtigen Schritt hinweisen.

Grundsätzlich kann man sich das Ganze vorstellen, wie einen persönlicher Assistenten, der neben einem sitzt und Schritt-für-Schritt zeigt, was zu tun ist.

Angenommen Sie haben noch nie mit einer CRM-Software gearbeitet und Sie werden gebeten, nun einen neuen Kundenkontakt zu erstellen. Mit Userlane können Sie einfach einen virtuellen Assistenten abrufen, ihn fragen, wie sie die Aufgabe ausführen können oder aber die verschiedenen Userlanes durchstöbern und sich Klick für Klick von einem Eingabefeld zum nächsten durch den Prozess leiten lassen, bis Sie letztendlich die Aufgabe bewältigt haben. Somit ist es praktisch unmöglich, hierbei Fehler zu machen.  

Auf diese Weise kann jeder von Beginn an völlig kompetent mit jeglicher Art von Software umgehen.

Grundsätzlich gibt es zwei Anwendungsfälle für diese interaktiven Guides:

Software-Unternehmen implementieren Userlane um Nutzer schneller mit ihrer Software vertraut zu machen (Onboarding) und um die Nutzung bestimmter Features zu steigern (Customer Engagement). Die Idee dahinter ist, dass die Kundenbindung deutlich zunimmt, je mehr Nutzer mit einer bestimmten Software interagieren.

Arbeitgeber verwenden Userlane, um alle Probleme zu umgehen, die mit dem Training des Personals verbunden sind. Dies umfasst sowohl die Herausforderung neue Mitarbeiter schneller produktiv werden zu lassen, als auch im Rahmen der Digitalen Transformation bestehende Mitarbeiter schnell und nachhaltig in neuen digitalen Anwendungen zu schulen.

Das bedeutet allerdings nicht das Ende von Personalschulungen. Inhalte wie Personalführung, Projektmanagement oder Management-Methoden werden nach wie vor am Besten durch spezialisierte Coaches vermittelt. Unternehmen können aber damit aufhören, Menschen aufwendig und ineffizient in manuellen Softwareprozessen zu unterrichten und dafür in andere Maßnahmen der Weiterbildung investieren, die für ihre Mitarbeiter und ihren Betrieb vorteilhafter sein könnten.

Das ist der Grund, wieso sowohl mittelständische Unternehmen als auch Konzerne auf der ganzen Welt bereits Userlane implementiert haben und damit sicherstellen, dass alle ihre Mitarbeiter effizienter und produktiver mit Softwareprodukten arbeiten - und mehr Zeit haben das Kerngeschäft des Unternehmens voranzutreiben.  

Mehr Informationen zum Thema interaktive Guides sowie eine Demo von Userlane findet sich unter userlane.com​.

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