Gut organisiert

Sync mit Windows Phone

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Die Verwaltung mehrerer Kalender mit Outlook

Es hört sich an wie ein Scherz: Ausgerechnet der Entwickler der am weitesten verbreiteten Standardsoftware für Bürokommunikation sieht keine direkte Möglichkeit vor, diese mit dem hauseigenen Smartphone-Betriebssystem Windows Phone zu synchronisieren. Und da die Möglichkeiten der Gerätehersteller Restriktionen unterliegen, darf auch von dieser Seite kaum eine Direktverbindung zu Microsoft Office Outlook erwartet werden. Um es einmal mit einem Zitat der Microsoft-Homepage ganz deutlich zu sagen, da diese Frage immer wieder auftaucht: "Wenn Sie Outlook ohne Exchange verwenden, können Sie Kontakte nicht direkt aus Outlook mit Windows Phone 7 synchronisieren; Sie können Ihre Outlook-Kontakte allerdings mit Windows Live synchronisieren, und dieser Dienst synchronisiert diese Kontakte dann mit Ihrem Windows Phone, wenn Sie Ihr Windows-Live-Konto auf Ihrem Windows Phone hinzufügen." Was hier für die Kontakte beschrieben ist, gilt gleichermaßen für die Termine. Microsoft forciert offenbar sehr konsequent die Auslagerung von Daten und Anwendungen auf Onlinespeicher. Selbst die Bearbeitung von Dokumenten aus der Office-Produktpalette, die bislang auf dem PC zu Hause lag, hat der Software-Riese cloudfähig gemacht und bietet sie in dem Business-Paket Office 365 als Office Web Apps an.

Hotmail Connector

Wer ein Konto bei einem Microsoft Exchange Server besitzt, synchronisiert Kontakte und Termine durch Einrichtung des Kontos automatisch zwischen Windows Phone und Outlook. Wem kein Exchange-Server zur Verfügung steht, für den schließt sich der Kreis zwischen Windows Phone, Windows Live und Outlook über den Microsoft Office Outlook Hotmail Connector, eine kostenlose Outlook-Ergänzung, die eine Verbindung zwischen Outlook und einem Windows-Live-Konto herstellt. Der Name des Outlook Hotmail Connectors geht übrigens zurück auf den bereits seit 15 Jahren existierenden Webmail-Dienst Windows Live Hotmail, der laut Microsoft der erste webbasierte E-Mail-Dienst überhaupt war. Man muss aber nicht unbedingt ein Hotmail-Konto besitzen: Wer bereits ein Konto bei einem anderen Microsoft-Dienst wie XBox Live oder Zune hat, kann dieses auch für Windows Phone nutzen und oder ansonten ein Windows-Live-Konto erstellen.

Windows Live

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Die Kalenderverwaltung auf dem Windows Phone

Das Hotmail- oder Windows-Live-Konto zum Windows Phone ist das Pendant zum Google-Konto für ein Android-Smartphone. Mit anderen Worten: Besitzer eines Windows Phones benötigen ein Konto bei einem Microsoft-Onlinedienst, um beispielsweise über den Microsoft App-Hub auf zusätzliche Anwendungen zugreifen zu können. Sobald das Windows Phone bei Windows Live angemeldet wurde, werden alle Kontakte und Termine vom Windows Phone auf das Onlinekonto übertragen. Gutmütig kann man das als automatische Datensicherung bezeichnen. Auch hier besteht jederzeit und überall die Möglichkeit, über einen Browser auf www.live.de auf Kontakte und Termine zuzugreifen, und wie bei Google Mail repräsentiert auch der Windows-Account eine gültige E-Mail-Adresse. Wenn das Konto nicht bereits in Outlook angelegt ist, genügt die Angabe von Benutzername und Passwort im Zuge der Einrichtung des Hotmail-Connectors auf dem PC.

Saubere Trennung

Nach der Installation erhält das Outlook-Adressbuch einen neuen Ordner mit dem Namen Windows Live. Denn zunächst bleiben die bereits in Outlook vorhandenen Kontakte und die über Windows Live vom Handy hinzugekommenen getrennt voneinander. Das bedeutet: Wenn zukünftig alle Änderungen in beide Geräte synchronisiert werden sollen, müssen die Kontakte aus dem lokalen in den Windows-Live-Ordner kopiert oder verschoben werden. Beim Verschieben sollte man die Kontakte sicherheitshalber vorher archivieren. Nur die Kontakte im Windows-Live-Ordner werden zukünftig zwischen Outlook und dem Windows Phone synchronisiert. Auf diese Weise kann auch ein noch leeres Windows-Phone-Adressbuch befüllt werden.

Genauso sieht es in der Kalenderansicht aus: In der Seitenleiste stehen sowohl die lokalen Kalender als auch die des Windows-Live-Kontos untereinander und können per Haken ein- und ausgeblendet werden. Hier lohnt es sich, ein wenig mit den verschiedenen Ansichtsmöglichkeiten zu experimentieren, denn im ersten Zug werden mehrere aktivierte Kalender auf sehr unübersichtliche Weise nebeneinander gesetzt.

Neu in Outlook 2010 ist ein Planungsmodus in der Tagesansicht. Wie bei den Kontakten gilt auch bei den Terminen: Nur die Termine im Windows-Live-Kalender werden über den Onlinedienst mit dem Windows Phone synchronisiert. Die lokalen Termine werden dabei nicht übertragen. Auf dem Smartphone können die einzelnen Kalender genauso wie in Outlook oder auf www.live.de ein- und ausgeblendet werden.

Wichtig zu wissen: Den Hotmail Connector gibt es auf der Microsoft-Homepage als 32- und 64-Bit-Variante. Die Auswahl muss zu Outlook passen: Läuft auf einem 64-bit-Betriebssystem etwa ein 32-bit-Outlook, muss der Hotmail-Connector-32-bit installiert werden.

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