Datensynchronisation
Synchrone Datenhaltung auf PC, Mac und Smartphone
Es klingt einfach, ist tatsächlich jedoch ziemlich kompliziert: Adressen und Termine zwischen PC oder Mac und dem Smartphone synchronisieren. Connect verschafft einen Überblick über Hintergründe und die verschiedenen Synchronisierungstools der Hersteller.
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Springen Sie direkt zum Betriebssystem, mit dem Sie Ihre Daten synchronisieren möchten:
Die Anforderung an reibungslose Datensynchronisation gab's von Anfang an: Schon die ersten PDAs, ihre Nachfolger PDA-Phones und schließlich die heute aktuellen Smartphones sollen genau dieselben Kontaktinformationen, Kalendereinträge und Aufgabenlisten enthalten, die der Nutzer auf seinem stationären Rechner verwaltet - ob nun Mac oder PC. Das sollte moderne Software-Gurus eigentlich nicht vor unlösbare Probleme stellen.
In der Praxis viele Probleme
Die Praxis sieht anders aus: Zu kaum einem anderen Thema erhält connect so viele Leserbriefe wie rund um die Probleme mit der Synchronisation - insbesondere mit Outlook, aber auch mit anderen sogenannten PIM-Programmen (Personal Information Manager, etwa Lotus Notes, Mozilla Thunderbird oder Googles Cloud-Apps).
Bei der Ursachenforschung stießen wir auf verschiedene Problemfelder: Häufige Schwierigkeiten gibt es beim Abgleich unterschiedlicher Datenstrukturen - wie soll ein Datensatz etwa synchronisiert werden, wenn in Outlook mehr Telefonnummern oder E-Mail-Adressen hinterlegt sind, als sie das Smartphone-System verwalten kann? Welche Seite "gewinnt", wenn sich bei bereits vorhandenen Kontakten die Informationen im Telefon von denen auf dem PC unterscheiden?
Clevere Sync-Software fragt im Zweifelsfall beim Anwender nach, bevor sie eigenmächtig falsche Entscheidungen trifft und dabei Daten löscht oder lästige Doppelungen produziert. Das zweite große Problem ist die Komplexität der beteiligten Komponenten: Im Markt finden sich mehr als zwei Dutzend Android-Versionen und auch diverse Stände der anderen Mobilbetriebssysteme. Allein von Outlook gibt es seit 2003 vier große Versionen, wobei diese seit Outlook 2010 und Windows 7 auch noch als 32-Bit oder 64-Bit-Fassung vorliegen können (neuere PCs nutzen übrigens fast immer 64 Bit).
Hinzu kommt, dass die Anbieter der Mobilbetriebssysteme von Google über Apple bis hin zu Microsoft und Blackberry die lokale Synchronisation über ein USB-Kabel oder per WLAN am liebsten komplett durch den Datenabgleich über Cloud-Dienste ersetzen wollen - wo sie die eingangs geschilderten Herausforderungen aber auch noch nicht besser im Griff haben.
Sync-Initiative von connect
Um unseren Lesern angesichts dieser Probleme zu helfen, möchten wir zunächst vorstellen, welche Tools und Strategien je nach beteiligten Geräten und Programmen zur Wahl stehen. Dabei haben wir uns die von Geräteherstellern, von Freeware-Programmierern und von kommerziellen Drittanbietern offerierten Lösungen angesehen.
Und mussten schnell einsehen, dass wir die vielen in Frage kommenden Konstellationen und Probleme mit den uns zur Verfügung stehenden Ressourcen nicht allesamt testen und bewerten können. Hier sind Sie, liebe Leser, zum Mitmachen aufgefordert: Schildern Sie uns Ihre Erfahrungen bei der Datensynchronisation. Geben Sie uns durch, mit welchen Geräten, Systemversionen und PIM-Programmen Sie schlechte oder auch gute Erfahrungen gesammelt haben.
Für Ihre Berichte haben wir die E-Mail-Adresse leseraktion@connect.de eingerichtet. Schreiben Sie uns - wir werden Ihre Erfahrungen sammeln, selbst weiter experimentieren und recherchieren - und die Ergebnisse dann in einer der nächsten Ausgaben sowie online ausführlich darstellen.
Gemeinsam bekommen wir das komplexe Thema Synchronisation auf diese Weise hoffentlich in den Griff.
Synchrone Datenhaltung auf PC, Mac und Smartphone
Diese Tools stehen zur Datensynchronisation zur Verfügung.
Datensynchronisation mit Android
Für die Nutzer von Android-Telefonen ist das Thema Sync am schwierigsten, weil es so viele Varianten und Player gibt. Dafür werden aber auch viele Lösungen angeboten. Google will seine Kunden motivieren, Onlinedienste wie Google Calendar, Google Contacts oder Google Mail zu nutzen. Um PIM-Datenbestände mit Android-Handys abzugleichen, stehen deshalb im Wesentlichen drei Strategien zur Auswahl, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen möchten.
Lösungen von kommerziellen Anbietern
Erstens: Der Hersteller Ihres Handys liefert ein Tool, das Outlook lokal mit dem Smartphone synchronisiert. Alle wichtigen Handyanbieter offerieren solche Software. Was sie jeweils kann, lesen Sie weiter unten in der Bildergalerie. Darüber hinaus gibt es jede Menge Drittanbieter-Tools, die den Abgleich vornehmen können.
Das früher beliebte "Funambol" findet sich bisweilen noch im Web, wird allerdings seit 2011 nicht mehr weiterentwickelt. Seine Programmierer konzentrieren sich mittlerweile auf eine kommerzielle Cloud-Sync-Lösung (www.funambol.com), die sie aber nur Firmenkunden anbieten.
Fleißiger aktualisiert wird die durch Spenden finanzierte Freeware "MyPhoneExplorer" (www.fjsoft.at), die ursprünglich für Sony-Ericsson-Handys entwickelt wurde, mittlerweile aber auch mit anderen Android-Geräten funktioniert.
Wer lieber auf kommerzielle Software setzen möchte, sieht sich mit einer fast zu großen Auswahl konfrontiert. Als recht zuverlässig gelten "The Missing Sync for Android" (39,95 US-Dollar, www.markspace.com), "CompanionLink for Android" (49,95 Dollar, www.companionlink.com), "Android-Sync" (29,95 Dollar, www.android-sync.com) und "gSyncit" (19,99 Dollar, www.fieldstonsoftware.com).
Zweite Möglichkeit: Sie nehmen den Umweg über einen Exchange-Server beziehungsweise Exchange Online. Bereits seit Version 2.0 Eclair unterstützt Android via Active Sync Exchange-Versionen ab 2003. Aus Stabilitäts- und Sicherheitsgründen sollten Sie jedoch mindestens Android 2.2 Froyo verwenden.
Einen eigenen Exchange-Server betreiben viele größere Firmen ohnehin. Kleinunternehmen, Freiberufler und auch Privatkunden können bei Mobilfunkanbietern wie Telekom und Vodafone oder Internetdiensten wie 1&1 "Hosted Exchange" abonnieren - was für rund zehn Euro pro Monat allein zur Smartphone-Synchronisation allerdings recht teuer wäre.
Abonnenten von Office 365 steht in vielen der angebotenen Pakete auch Exchange Online zur Verfügung. Dann lässt sich der verbundene Hotmail-Account für Active Sync einsetzen.
Abgleich mit der Google-Cloud
Variante drei: Sie importieren Ihre Kontakt- und Kalenderdaten in Googles Cloud. Dazu müssen Sie die Daten aus Outlook als CSV-Datei exportieren und in Google Contacts oder Calendar einlesen. Von dort wandern sie "over the air" aufs Handy. Nachteil: Das ist keine Synchronisation, jede Änderung erfordert einen neuen Import oder manuelle Nacharbeit.
Mit "Google Apps Sync for Microsoft Outlook" (im Support-Bereich von Google Apps der oberste Punkt) bietet Google ein Gratis-Tool an, das den Abgleich mit Outlook-Versionen zwischen 2003 und 2013 in beide Richtungen erledigt. Es ist allerdings noch in Entwicklung und arbeitet nicht immer zuverlässig. Eine - ebenfalls noch im Entstehen befindliche - Alternative ist das Open-Source-Projekt "Go Contact Sync Mod".
Datensynchronisation mit iOS
Nutzer von iPhone, iPad und Co. haben die Wahl: Sie können per iTunes, via iCloud oder über Tools von Drittanbietern synchronisieren.
Von Anfang an durfte nur Apples eigene Software "iTunes" per USB-Kabel auf die iPhones der Kalifornier zugreifen. Dort werden im Apple-Universum ja auch die - zumindest teilweise kopiergeschützten - Mediendateien verwaltet, sodass nur iTunes diese auf autorisierte Abspielgeräte übertragen konnte und durfte.
Der Abgleich von Kontakten und Terminen wurde nebenher miterledigt. Dies gilt ohnehin für Mac OS X, wo iTunes zum Lieferumfang gehört und auf die systemeigenen Programme "Kalender" und "Adressbuch" zugreift.
In der Windows-Version kann sich iTunes aus Outlook oder anderen Datenquellen wie Google Contacts beziehungsweise Calender bedienen. Dabei reagierte Apple bisher recht schnell auf neue Versionen - die aktuelle iTunes-Ausgabe 11.0.4 versteht sich sogar mit Outlook 2013.
Apple favorisiert den Abgleich per iCloud
Allerdings geht auch Apple mit der Zeit und möchte die lokale Synchronisation per USB oder WLAN durch den Cloud-basierten Datenabgleich via iCloud ablösen. Die eingangs beschriebenen lokalen Sync-Funktionen werden bislang zwar weiter unterstützt, doch iPhone- und iPad-Besitzer müssen sich für jedes Gerät entscheiden, ob der Abgleich per iCloud oder lokal stattfinden soll.
Ein Mischbetrieb ist nicht möglich. In Mac OS X ist die iCloud seit Version 10.7.4 ohnehin fest verankert. Aber auch für Windows bis hin zur neuen Version 8 bietet Apple ein Systemsteuerungs-Plug-in an, das Outlook und Co. mit den Inhalten der iCloud abgleicht. Ärgerlich ist allerdings, dass dieses Progrämmchen streikt, wenn es auf dem PC mehrere installierte Outlook-Versionen entdeckt - was viele Nutzer gerade in Migrationsphasen aber gern so handhaben.
Auch iOS-Alternativen von Drittanbietern
Wer nicht mit iTunes arbeiten möchte, kann auf verschiedene iOS-kompatible Sync-Programme von Drittanbietern zurückgreifen - siehe Übersicht in der Tabelle unten. Die dafür zur Wahl stehenden Kandidaten unterstützen zwar selbst ausschließlich lokale Synchronisation.
Wer sie dennoch mit in der iCloud gespeicherten Daten verknüpfen möchte, erreicht dies - mit den genannten Einschränkungen - unter Windows über Apples Systemsteuerungs-Plug-in.
Datensynchronisation mit Windows Phone
Microsoft hält die lokale Synchronisation von PIM-Daten für veraltet. Einem Drittanbieter gelingt sie mit einem Trick dennoch.
Mit der radikalen Runderneuerung, die Microsoft beim Wechsel von Windows Mobile 6 auf Windows Phone 7 vorgenommen hatte, verabschiedeten sich die Entwickler aus Redmond auch komplett von der vorher üblichen lokalen Synchronisation. Fortan sollte der Abgleich von Kontakten, Terminen, Multimedia-Daten und E-Mails nur noch über die Cloud laufen, genauer gesagt, über Windows Live.
Weil diese Politik auch auf Seiten der Desktop-Versionen von Windows und Outlook konsequent verfolgt wurde, profitieren deren Nutzer zumindest von der sehr engen Integration innerhalb der Microsoft-Welt.
Engstmögliche Windows-Integration
Das hat für die Anwender in der Tat erfreuliche Konsequenzen: Windows Phone kennt und versteht die unter Outlook üblichen Datenfelder und Formate, kann verschiedene Outlook-Ordner und Unterkalender unterscheiden und unterstützt auch das brandneue Office 2013.
Allerdings klappt das Zusammenspiel eben nur, wenn man die Daten auf seinem Windows-Rechner und auf seinem Windows Phone über ein Windows-Live-Konto beziehungsweise einen Hotmail-Account miteinander verknüpft.
Lokaler Sync über trickreiche Umwege
Weil die Architektur von Windows Phone den direkten Zugriff auf die Kontaktdatenbanken über einen lokalen Datenabgleich gar nicht vorsieht, gibt es auch nur sehr wenige Drittanbieter-Lösungen, mit denen sich das Microsoft-Konzept umgehen lässt. Dem Anbieter Companion Link Software ist es in seinem gleichnamigen Sync-Paket (49,95 Dollar) gelungen:
Er nimmt dazu einen Umweg über hauseigene Apps namens "DejaContacts" und "DejaCalendar", die sich auf dem Windows Phone in die dort verwalteten Kalender- und Kontakte-Hubs einklinken und die per WLAN-Sync bezogenen Daten eintragen.
Datensynchronisation mit dem Blackberry
Neben dem Abgleich per Mobilfunk lassen sich Blackberrys auch mit dem Tool "Blackberry Link" lokal synchronisieren.
Traditionell ist das Blackberry-System auf den Abgleich over the air ausgelegt: Der Blackberry Enterprise Server (BES) greift dazu auf einen im gleichen Unternehmen beziehungsweise beim gleichen Dienstleister installierten Microsoft-Exchange-Server zu.
Weil einige Kunden zusätzlich oder alternativ ihre Kontakt- und Kalenderdaten lieber lokal abgleichen wollten, stellte RIM beziehungsweise heute Blackberry zu diesem Zweck das Tool "Blackberry Link" zur Verfügung. Es lässt sich für Windows-PCs und auch Macs herunterladen.
Outlook-Sync jetzt auch für Blackberry 10
Wie seine Pendants für andere Handy-Betriebssysteme, vereinigt auch Blackberry Link alle Funktionen für Backups des Handy-Speicherinhalts und den Abgleich von Multimedia- und PIM-Daten in sich. Die Software legte im Lauf der Zeit ihre Kinderkrankheiten ab und arbeitete zuletzt mit unter der Systemversion Blackberry 7 laufenden Smartphones insgesamt zufriedenstellend.
Groß war deshalb der Aufschrei, als mit der Einführung von Blackberry 10 und den Modellen Z10 und Q10 die von vielen Nutzern benötigte Outlook-Synchronisation in den dafür aktualisierten Versionen des Programms entfiel. Der Hersteller hörte aber auf seine Kunden und lieferte bereits im März ein Update, das die vermissten Funktionen wieder implementiert hatte.
Auch Blackberry-Support von Drittanbietern
Neben dem Blackberry-eigenen Tool unterstützen auch einige Sync-Programme von Drittanbietern die Blackberry-Plattform - etwa Companion Link, das in den neuesten Versionen sogar schon auf die Blackberry-Systemversion 10 ausgelegt ist. "The Missing Sync" spricht dagegen bislang nur mit Blackberry-7-Geräten, und dies auch nur in der für Mac OS X ausgelegten Version.
Sync-Matrix
Unterstützte Mobil- und Desktop-Betriebssysteme, Outlook-Versionen und sonstige Synchronisationsziele im Überblick.
In der unten stehenden Tabelle sehen Sie auf einen Blick, welche Versionen der vorgestellten Tools bei unserer Recherche aktuell waren und was sie können: Unter welchen Windows- beziehungsweise Mac-OS-X-Versionen laufen die Programme und welche mobilen Betriebssysteme und welche Outlook-Versionen unterstützen sie? Ist auch ein Abgleich mit Google Contacts und Google Calendar möglich?
Sync-Tools für mehrere Mobilsysteme
Einige Drittanbieter-Programme arbeiten gleich mit mehreren PIM-Programmen und Mobil-Betriebssystemen zusammen. Tools wie "The Missing Sync", CompanionLink oder "Mobile Master" vom deutschen Softwareanbieter Jumping Bytes (Professional Edition für 29,90 Euro) unterstützen neben Android auch andere Mobil-Betriebssysteme wie iOS oder Blackberry.
Außerdem kooperieren solche Multitalente neben verschiedenen Outlook-Versionen auch mit anderen PIM-Programmen wie Lotus Notes, Mozilla Thunderbird oder Opera. Die Unterstützung für das neue Outlook 2013 lässt jedoch bei "The Missing Sync" und "Mobile Master" - wie bei vielen anderen Sync-Tools - derzeit noch auf sich warten.
Sync-Software mit Alleskönner-Anspruch liefert nicht notwendigerweise bessere Ergebnisse als allein auf Android und Outlook beschränkte Tools. Insbesondere interessant sind sie jedoch für Kunden, die zwischen mobilen Betriebssystemen umziehen wollen - etwa beim Umstieg von einem iPhone auf Android oder umgekehrt.
