Outlook erhält E-Mail-Vorlagenfunktion

Outlook für Windows und das Web sollen ab Ende August 2025 eine neue Funktion erhalten, mit der sich E-Mail-Vorlagen erstellen, speichern und wiederverwenden lassen. Laut Microsoft (via Cashys Blog) wird die Funktion direkt in das E-Mail-Schreibfenster integriert. So könnten Vorlagen schon beim Verfassen einer Nachricht angelegt werden.

Verwaltung und Synchronisation über Geräte hinweg

Die gespeicherten Vorlagen sollen über die Einstellungsseite verwaltet werden können. Sie werden im Benutzerkonto gespeichert und automatisch auf allen Geräten verfügbar gemacht, auf denen Outlook verwendet wird. Diese plattformübergreifende Synchronisation soll insbesondere für Nutzer mit wechselnden Endgeräten vorteilhaft sein.

Unterstützung für .oft-Dateien

Ein weiteres Merkmal der neuen Funktion ist der Import vorhandener .oft-Dateien. Dabei handelt es sich um E-Mail-Vorlagen aus älteren Outlook-Versionen, die auf dem MSG-Dateiformat basieren. Laut Microsoft soll dieser Import den Umstieg auf das neue Outlook erleichtern.

Zwei Phasen beim Rollout

Microsoft plant die Einführung der Funktion in zwei Phasen. Ab Ende August 2025 sollen Nutzer im sogenannten Targeted Release Zugriff erhalten. Die breite Verfügbarkeit sei für Anfang Oktober angesetzt, wobei der Rollout bis Ende November abgeschlossen sein solle.

Keine zusätzliche Konfiguration erforderlich

Für IT-Abteilungen ist von Vorteil, dass die Funktion standardmäßig aktiviert wird und keine besondere Einrichtung erfordert. Dies gilt für alle Microsoft-365-Varianten. Damit soll die Einführung ohne zusätzlichen Aufwand möglich sein.

Nutzen für Unternehmen und Alltag

Die Nutzung von Vorlagen kann laut Microsoft die Effizienz im Arbeitsalltag erhöhen. Einheitliche Nachrichten mit wiederkehrenden Inhalten ließen sich damit schneller erstellen. Typische Einsatzbereiche seien etwa automatisierte Kundenantworten, Terminbestätigungen oder interne Statusmeldungen.