Kommunikation, Projektmanagement, Zeiterfassung
Apps fürs Home Office: Produktiv von zu Hause arbeiten
Wenn die eigenen vier Wände das Büro ersetzen muss vieles flexibler werden. Wir zeigen Ihnen Apps, mit denen Sie im Home Office durchstarten.
Kommunikation
Am wichtigsten ist die Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Partnern. Klar, Telefon und E-Mail bleiben das Mittel der Wahl, sind aber für gewöhnlich schon durch den Arbeitgeber gut organisiert. Anders sieht es bei der Videotelefonie aus. Hier gibt es zahlreiche, miteinander konkurrierende und zueinander inkompatible Programme. Mit zusätzlichen Funktionen wie Dateiversand, Bildschirmfreigabe und Whiteboard erleichtern sie die Zusammenarbeit über das einfache Gespräch hinaus.
Über Skype von Microsoft können Sie Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern kostenfrei durchführen (250 bei der Business-Version). Chat-Funktion, Dateiversand und Bildschirmfreigabe sind inklusive. Die Software gibt es als App für Android, iOS, macOS und Windows und außerdem im Browser.
Microsoft Teams und Zoom richten sich noch stärker an den Bedürfnissen von geschäftlichen Anwendern aus. So können Sie zusätzlich auch Umfragen unter Gesprächsteilnehmern durchführen und auf ein virtuelles Whiteboard zeichnen. Das Teilnehmerlimit liegt bei 100 Teilnehmern. In den Gratis-Tarifen ist die maximale Gesprächsdauer auf 60 Minuten (Teams) beziehungsweise 40 Minuten (Zoom) je Treffen beschränkt.
Projektmanagement
Im Home Office entfällt so mancher Zwang. Das gilt nicht nur für die Kleiderordnung, auch die Anwesenheitspflicht ist erfahrungsgemäß weniger streng geregelt. Ein bisschen Selbstdisziplin braucht es, damit die gelockerten Regeln nicht in Unproduktivität umschlagen. Hilfe dabei leisten Apps für das Task- und Projektmanagement.
In Todoist erfassen Sie Ihre Aufgaben und Projekte. Mit zahlreichen Ansichten und Funktionen sorgt die App dafür, dass Sie alles im Griff haben und nichts vergessen. Todoist sieht ansprechend aus und belohnt mit spielerischen Elementen wie „Karma-Punkten“, in denen sich Ihre Produktivitätsfortschritte ausdrücken. Der Einstieg ist kostenfrei, anderes kostet Geld. Dazu zählen zum Beispiel mehr als 5 aktive Projekte, die Erinnerungsfunktion und umfangreichere Datei-Uploads. Die Preise beginnen bei 4 Euro im Monat.
Mit Todoist können Sie auch Teams managen. Alle Mitglieder werden in der Software hinterlegt, anschließend können Sie ihnen Projekte und Aufgaben zuordnen. Apps wie Asana und Teamwork bieten mehr Funktionen, zum Beispiel Gantt Charts, Abrechnung und Zeiterfassung. Wer jetzt schon absehen kann, dass die Anforderungen nach den ersten Schritten stark wachsen werden, sollte sich auch diese Apps ansehen. Teamwork ist gratis für bis zu fünf Benutzer und kostet danach ab 10 Euro pro Benutzer. Asanas Gratis-Tarif zielt auf die Nutzung als Solo-Anwender ab. Teams bezahlen pro Mitglied monatlich ab 11 Euro.
Alle drei Apps gibt es für Android, iOS und außerdem laufen sie im Browser. Teilweise stehen sie auch in Form von Desktop-Versionen für macOS und Windows zum Download bereit.
Dateien bearbeiten und teilen
Wenn es „nur“ um das Teilen von Dateien geht, dann ist Dropbox der wohl unangefochtene Platzhirsch. Im Gratis-Tarif erhalten Sie 2 Gigabyte Online-Speicherplatz. Über die zugehörige App oder per Web laden Sie Dateien in die Dropbox und bei Bedarf auch wieder herunter. Sie können ganze Ordner oder einzelne Dateien für andere Nutzer freigeben, wahlweise nur für den Download oder auch für die Bearbeitung. Die zugehörige App ist für alle wichtigen Betriebssysteme erhältlich. Zwei Terabyte Speicherplatz kosten ab 10 Euro im Monat.
Mit Dropbox Paper bietet Dropbox eine einfache Funktion für die Zusammenarbeit im Web. Das ist bei Google Docs/Drive, Microsoft Office 365/OneDrive und dem weniger bekannten Zoho Office Suite/WorkDrive besser gelöst. Dabei handelt es sich jeweils um ein Gespann aus Office-Apps und Online-Speicher. So können Sie Dateien wie Texte, Tabellen und Präsentationen nicht nur in der Cloud speichern, sondern dort auch gemeinsam mit anderen bearbeiten.
Google Docs ist das Einstiegsangebot von Google. Es richtet sich primär an private Anwender, lässt sich aber auch in kleinen Teams sinnvoll nutzen. Toll sind Funktionen wie das zeitgleiche Arbeiten mehrerer Nutzer im selben Dokument und 15 Gigabyte kostenloser Speicherplatz in Form von Google Drive. Wer den Team-Zugriff zentral managen möchte, der kommt um das Upgrade auf Google Business nicht herum (ab 4,68 Euro/Monat und Nutzer). Unter Android und im Webbrowser funktionieren Googles Office-Anwendungen toll. iPhone und iPad behandelt Google aber stiefmütterlich. Entsprechend lange warten sie, bis Google die Apps an neue Funktionen der Apple-Betriebssysteme anpasst.
Microsoft arbeitet hier gründlicher. Vertraute Apps wie Word, Excel, Outlook und Powerpoint stehen in guter Qualität für Android, iOS/iPadOS, macOS und Windows zur Verfügung. Außerdem laufen die Apps auch im Webbrowser unter www.office.com. Geschenkt gibt es bei Microsoft aber nichts. Office 365 kostet ab 69 Euro im Jahr. Dann ist aber auch 1 Terabyte Cloud-Speicher inklusive, der bei Microsoft OneDrive heißt.
Zoho Office ist Teil von Zohos Cloud-Speicher Zoho WorkDrive. Mit Writer, Sheet und Show bietet Zoho Office Pendants zu Word, Excel und Powerpoint. Der Funktionsumfang ist riesig, und in Sachen Übersichtlichkeit - lange Jahre ein Kritikpunkt - holt Zoho auf. Sie können die Software 15 Tage lang kostenlos testen. Danach kostet sie pro Benutzer mindestens 2,50 Euro im Monat.
Zeiterfassung
Viele, die im Home Office arbeiten, müssen ihre Arbeitszeit nachweisen - gegenüber anderen oder einfach für sich selbst.
Wenn die Zeiterfassung nichts kosten soll, dann greifen Sie zu Toggl (u.a. für Android, iOS, macOS, Windows und im Web). Der Autotracker erfasst Zeiten automatisch anhand von Apps, die Sie verwenden und über Keywords. Sie können die Zeiten Projekten zuordnen und wenn Sie zum Beispiel von einem Anruf unterbrochen werden stoppt die Erfassung automatisch. Exportieren lassen sich die Daten als PDF- oder CSV-Datei. Zusatzfunktionen kosten ab 9 US-Dollar/Monat, zum Beispiel für das Task-Management und Auswertungen, die beim Finden von Zeitfressern helfen.
Speziell die automatische Zeiterfassung ist nach unserer Erfahrung besonders wichtig. Ohne sie droht ein unvollständiges Protokoll. Toggls Autotracker ist gut, der von RescueTime ist besser. Hilfreich ist insbesondere das Regelwerk, über das Sie die automatische Zuordnung erfasster Zeiten zu verschiedenen Tätigkeiten steuern. Allerdings dauert es ein bisschen, bis man die App auf diese Weise an die eigenen Anforderungen angepasst hat. Nach Ablauf der 14tägigen Testfrist kostet RescueTime ab 6,50 US-Dollar im Monat. Enthalten sind Apps für Android, iOS, macOS und Windows, außerdem Erweiterungen für die Browser Chrome und Firefox.
