Apps für das Home Office: Produktives Arbeiten von zu Hause

Wenn sich das Büro ins Home Office verlagert, ändern sich die Anforderungen an die Arbeitsweise: Kommunikation funktioniert nicht mehr auf Zuruf, weil Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten im Büro oder zu Hause arbeiten. Aufgaben müssen klar organisiert werden und der gemeinsame Zugriff auf Informationen und Dateien erfordert neue Werkzeuge. Dabei gibt es Software, die individuell genutzt werden kann, und solche, die erst im Team ihre volle Wirkung entfaltet und vom gesamten Unternehmen unterstützt werden sollte.

Ein entscheidender Aspekt ist der Datenschutz: Bevor Mitarbeiter eigenmächtig Firmendaten einer neuen Software anvertrauen, sollten sie sich unbedingt mit dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens beraten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die ausgewählte Anwendung den Datenschutzrichtlinien entspricht. Darüber hinaus sollte bedacht werden, was passiert, wenn ein Anbieter sein Produkt einstellt oder vom Markt verschwindet. Eine durchdachte Planung und Rücksprache mit Führungskräften und Kollegen kann hier Risiken minimieren.

Kommunikation

Das Wichtigste ist die Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Partnern. Im geschäftlichen Umfeld hat sich Microsoft Teams zu Telefon und E-Mail hinzugesellt. Teams leistet hervorragende Dienste, wenn es darum geht, die Kommunikation in verteilten Teams zu organisieren. Mit Funktionen wie Chats, Videoanrufen und der Möglichkeit, Dokumente direkt in Gesprächen zu teilen, ist Teams ein echter Allrounder. Besonders praktisch: Für verschiedene Projekte oder Abteilungen lassen sich in Teams separate Kanäle einrichten, was die Zusammenarbeit strukturierter und effizienter macht. Wer sich bereits im Microsoft-Ökosystem bewegt, profitiert zudem von der nahtlosen Integration mit Office 365, was den Workflow erheblich erleichtert.

Als Alternative bietet sich Slack an, das sich ebenfalls als Kommunikationstool etabliert hat. Slack bietet eine ähnliche Funktionalität wie Teams, legt aber einen stärkeren Fokus auf die Integration von Drittanwendungen. Mit hunderten von verfügbaren Integrationen können Sie beispielsweise Aufgaben aus Asana direkt in Slack einsehen oder Tickets aus Ihrem Supportsystem verwalten. Die intuitive Benutzeroberfläche und die Möglichkeit, Unterhaltungen in Threads zu organisieren, machen Slack besonders in kreativen und agilen Teams beliebt.

Für Videoanrufe und Konferenzen steht neben Teams auch Zoom zur Verfügung, das sich durch hohe Stabilität und Benutzerfreundlichkeit auszeichnet. Gerade für größere Meetings und Webinare ist Zoom oft die bevorzugte Wahl, da es flexible Funktionen wie Breakout-Räume und die Möglichkeit zur Aufzeichnung bietet.

Aufgaben managen

Effizientes Aufgabenmanagement ist im Home Office unerlässlich, um den Überblick zu behalten und Termine einzuhalten. Tools wie Todoist, Asana und Teamwork bieten dabei wertvolle Unterstützung. Ihnen gemeinsam ist das Ziel, Aufgaben zu organisieren, Prioritäten zu setzen und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Die Tools unterscheiden sich jedoch in ihrer Funktionsweise und Zielgruppe.

• Todoist ist ein schlankes und intuitiv zu bedienendes Tool, das sich besonders für persönliche To-Do-Listen und einfache Aufgabenverteilung eignet. Es zeichnet sich durch eine minimalistische Benutzeroberfläche aus, die es ermöglicht, Aufgaben schnell zu erfassen, Fälligkeiten festzulegen und Prioritäten zu setzen. Dank seiner plattformübergreifenden Verfügbarkeit ist Todoist ideal für Einzelpersonen oder kleine Teams, die ein unkompliziertes Tool benötigen, um ihren Alltag zu organisieren.
• Im Gegensatz dazu bietet Asana eine umfassendere Lösung, die speziell auf das Management komplexer Projekte in größeren Teams ausgerichtet ist. Mit Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Meilensteinen und umfangreichen Berichtsoptionen ermöglicht Asana eine detaillierte Planung und Überwachung von Projekten. Die visuelle Darstellung durch Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme hilft, den Fortschritt im Auge zu behalten und Aufgaben effizient zu delegieren. Asana eignet sich daher besonders für Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und eine zentrale Plattform für die Projektkoordination benötigen.
• Teamwork geht noch einen Schritt weiter und integriert zusätzlich Funktionen für Zeitmanagement, Rechnungsstellung und Kundenverwaltung. Das Tool richtet sich an professionelle Dienstleistungsunternehmen, die ihre Projekte nicht nur intern steuern, sondern auch gegenüber ihren Kunden transparent darstellen müssen. Mit Teamwork lassen sich nicht nur Aufgaben organisieren, sondern auch der Zeitaufwand erfassen und direkt in Rechnungen umwandeln. Damit ist es die beste Wahl für Agenturen oder Freiberufler, die Wert auf eine lückenlose Projektdokumentation und Rechnungsstellung legen.

Dateien bearbeiten und gemeinsam nutzen

Cloud-basierte Speicherlösungen ermöglichen es Unternehmen, Dateien zentral zu speichern, so dass Mitarbeiter jederzeit und von überall darauf zugreifen können. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Ordner im Explorer oder Finder, deren Inhalte automatisch mit Kollegen abgeglichen und synchronisiert werden. Diese Speicherlösungen erleichtern das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, ohne dass umständlich E-Mails mit Anhängen hin- und hergeschickt werden müssen.

Dropbox, Google Drive und Microsoft OneDrive sind die wichtigsten Online-Festplatten. Gemeinsam ist ihnen die Möglichkeit, Dateien zu speichern, zu synchronisieren und gemeinsam zu nutzen, so dass Teams jederzeit und von überall auf wichtige Dokumente zugreifen können. Sie unterscheiden sich jedoch in der Integration, den Speicheroptionen und der Tiefe der Kollaborationswerkzeuge.

• Microsoft OneDrive eignet sich am besten für Unternehmen, die bereits stark im Microsoft-Ökosystem verankert sind. Die nahtlose Integration mit Office 365 und die umfassenden Sicherheitsfunktionen machen es zur idealen Wahl für Unternehmen, die auf bewährte Standards setzen und Wert auf hohe Kompatibilität legen.
• Google Drive punktet vor allem bei Teams, die auf cloudbasierte Zusammenarbeit und Flexibilität angewiesen sind. Insbesondere durch die Integration mit Google Workspace (ehemals G Suite) ermöglicht Google Drive eine nahtlose Zusammenarbeit in Echtzeit. Die Anwendungen sind browserbasiert, was den Zugriff von jedem Gerät aus erleichtert.
• Dropbox eignet sich besonders für kreative Teams und solche, die viele große Dateien verwalten müssen. Dropbox hat sich durch seine starke Synchronisierung und einfache Bedienung einen Namen gemacht. Darüber hinaus bieten Funktionen wie Dropbox Paper, das sich besonders für Brainstorming und die gemeinsame Arbeit an Inhalten eignet, einen zusätzlichen Mehrwert.

Alle drei Anbieter sind auch als Office-Software nützlich. Das weiß man natürlich bei Microsoft, ist Office mit Word, Excel, Outlook und PowerPoint doch seit Jahren etabliert und weithin bekannt. Aber auch die stärker für den Einsatz im Browser optimierten Lösungen Google Docs und Dropbox Paper sind leistungsfähig, weil sie Echtzeit-Zusammenarbeit ermöglichen und flexibel über verschiedene Geräte hinweg genutzt werden können. Google Docs bietet als Teil von Google Workspace eine breite Palette von Tools, die speziell für die kollaborative Nutzung in der Cloud entwickelt wurden.

Zeiterfassung

Viele Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, müssen ihre Arbeitszeit nachweisen, sei es für den Arbeitgeber, für die Abrechnung von Kundenprojekten oder einfach, um die eigene Produktivität im Blick zu behalten. Eine strukturierte Zeiterfassung hilft dabei, Arbeitszeiten transparent zu machen und sicherzustellen, dass Ziele erreicht werden.

Einige Projektmanagement-Tools, wie das bereits erwähnte Teamwork, bieten integrierte Zeiterfassungsfunktionen. Dies kann besonders praktisch sein, wenn Sie bereits ein solches Tool für die Projektplanung verwenden und alles an einem Ort verwalten möchten.

Neben diesen integrierten Lösungen gibt es spezialisierte Zeiterfassungstools, die plattformübergreifend arbeiten und sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Zwei empfehlenswerte Optionen sind Toggl und Clockify.

• Toggl ist ein benutzerfreundliches Zeiterfassungstool für Windows, macOS, Android und iOS. Es bietet eine einfache Benutzeroberfläche, auf der die Zeiterfassung mit nur einem Klick gestartet werden kann. Toggl eignet sich sowohl für Einzelpersonen, die ihre Arbeitszeiten nachverfolgen möchten, als auch für Teams, die einen detaillierten Überblick über die Arbeitszeitverteilung benötigen. Die Basisversion von Toggl ist kostenlos und bietet alle wesentlichen Funktionen zur Zeiterfassung und Auswertung. Eine Besonderheit von Toggl ist die Möglichkeit, die erfassten Zeiten automatisch verschiedenen Projekten oder Kunden zuzuordnen.
• Clockify ist ebenfalls plattformübergreifend verfügbar und bietet viele ähnliche Funktionen wie Toggl, darunter eine benutzerfreundliche Zeiterfassung und umfangreiche Reporting-Funktionen. Auch Clockify ist in der Basisversion kostenlos und damit besonders attraktiv für kleinere Unternehmen oder Freiberufler, die eine kostengünstige Lösung suchen. Clockify bietet darüber hinaus erweiterte Funktionen wie die Festlegung von Stundensätzen zu Abrechnungszwecken und die Integration mit anderen Tools wie Asana oder Trello.

Beide Tools sind ideal für alle, die eine flexible und unkomplizierte Lösung für die Zeiterfassung suchen, egal auf welcher Plattform sie arbeiten.