Lexware Fahrtenbuch im Test: Nützlich wie ein Navi

Ein eigener Firmenwagen ist schon etwas Feines: einfach Einsteigen und losfahren – Sprit und Wartung geht auf den Arbeitgeber. Dumm nur, dass die Finanzbehörden stets denken, dass man mit dem Wagen vor allem privat unterwegs ist. Privatfahrten sind schließlich ein geldwerter Vorteil, den es zu besteuern gilt. Am liebsten über die 1 %-Regel: Dabei wird monatlich 1 % des Listenpreises und der Weg zur Arbeit auf das Bruttoeinkommen addiert.

Klingt einfach, ist aber bei den meist hochwertigen Firmenfahrzeugen eine ziemlich teure Geschichte. Wird der Firmenwagen tatsächlich überwiegend beruflich genutzt, ist das Fahrtenbuch wirtschaftlich gesehen die preiswertere Alternative.

Allerdings gibt es kaum etwas lästigeres, als penibel Fahrten zu dokumentieren, denn lückenhafte Aufzeichnung sieht das Finanzamt gar nicht gern. Ebenso wenig wie selbstgemachte Excel-Tabellen oder Loseblattsammlungen. Und dennoch gibt es einen Weg, rechtssicher Fahrtenbücher bei minimalem Zeitaufwand zu führen.

Wie das funktioniert, zeigt das elektronische Fahrtenbuch von Lexware. Es besteht aus einer Smartphone-App für Apple iOS und Android und einem Hardwarestecker, der in den Diagnoseport des Fahrzeugs kommt. Das ist die Schnittstelle, die sonst Werkstätten nutzen, um Leistungs- und Fahrzeugdaten auszulesen.

Wie von Geisterhand geführt

Das Prinzip des Fahrtenbuchs ist beeindruckend simpel: Der intelligente Stecker ist mit einer SIM-Karte und einem GPS-Tracker ausgestattet, liest alle gefahrenen Kilometer aus und übermittelt bei Start und Ende der Fahrt die Standortdaten. Über die integrierte SIM-Karte werden die Informationen zunächst an die Server des Herstellers übermittelt und dort verarbeitet. Sie stehen danach in wenigen Sekunden auf dem Smartphone zur Verfügung. Da Fahrtrouten nicht ermittelt werden, bleibt der Datenschutz gewahrt. Das Schöne dabei ist, es gibt keine versehentlichen Lücken, denn jede Fahrt wird gnadenlos aufgezeichnet.

Wenige Handgriffe genügen

Alles, was für den Anwender zu tun bleibt ist, die Fahrten korrekt einzuordnen. Und selbst dabei greift einem das clevere Fahrtenbuch unter die Arme. Mit wenigen Klicks lassen sich Geschäftskontakte aus dem Adressbuch importieren.

Die Zielorte werden dann mit den gespeicherten Adressdaten abgeglichen und den Fahrten zugeordnet. Das ist effizient und sicher. Bei privaten Einträgen sind indes nur die Kilometerstände erforderlich. Rückfahrten erkennt die App selbstständig, sodass sie automatisch dokumentiert werden.

Steuerrechtlich bedenkenlos

Auch wenn alles sehr zuverlässig funktioniert, sollte man die Fahrten nicht blind übernehmen, sondern wenigstens ein Blick darauf werfen. Liegen zum Beispiel zwei Kunden in unmittelbarer Nähe, kann es zu Überschneidungen kommen. Gleiches gilt, wenn Fahrzeuge ungewöhnlich weit weggeparkt werden. Wer zusätzlich die Liste mit den häufigsten Reisegründen in der App pflegt, kann die Dokumentation noch weiter vereinfachen.

Korrekturen eingetragener Fahrten lassen sich beim Lexware Fahrtenbuch nur durch ein ordnungsgemäßes Storno vornehmen, sodass die Originaleinträge dauerhaft und unlöschbar erhalten bleiben – eine wichtige Voraussetzung für den Segen des Finanzamts. Bei einer Steuerprüfung kann man das Fahrtenbuch für die betreffende Periode gezielt auswählen und als PDF-Dokument exportieren.

Lexware Fahrtenbuch im Test: Fazit

Wer mit dem Firmenwagen überwiegend privat längere Strecken fährt, sollte sich das Lexware Fahrtenbuch genauer ansehen. Angesichts der oft hohen Steuerbelastung nach der 1 %-Regel lässt sich damit viel Geld sparen – bei minimalem Aufwand.

Entscheidend ist dabei die einfache Bedienung und die starke Automatisierung, die den Einsatz auf wenige Handgriffe beschränkt. Hinzu kommt das hohe Sicherheitsniveau mit Blick auf den Datenschutz und die Anerkennung der Steuerbehörden. Letzteres wird sogar von prominenten Wirtschaftsprüfern bestätigt.

Und falls Sie noch nie etwas von einer Diagnoseschnittstelle gehört haben, damit sind in der EU alle Fahrzeuge ausgestattet, die nicht älter als zwanzig Jahre sind.