Lexware Office Lohn & Gehalt im Test: Lohnabrechnung für kleine Betriebe

In kaum einem anderen kaufmännischen Bereich ändern sich die Rahmenbedingungen so schnell wie in der Lohnabrechnung. Weil die Materie zudem kompliziert ist, kommt es häufig zu Fehlern. Ärger mit Mitarbeitern und Behörden sind dann vorprogrammiert. Verständlich, dass gerade kleine und mittelständische Unternehmen die Angelegenheit lieber an Steuerberater oder spezialisierte Dienstleister auslagern.

Mit wachsender Mitarbeiterzahl wird das Outsourcing jedoch immer kostspieliger, da pro Kopf und Monat abgerechnet wird – die vielen Bescheinigungen, die es im Umfeld des Lohnbüros gibt, kosten dabei oft zusätzlich. Ein weiterer Nachteil des Outsourcings ist die eingeschränkte Transparenz. Die Zahlen aus der Lohnabrechnung stehen erst später zur Verfügung und meist bedarf es einer passenden Schnittstelle, um diese in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen. Außerdem lassen sich kurzfristige Änderungen leichter umsetzen, wenn das Lohnbüro im eigenen Haus angesiedelt ist. Nicht zu vergessen, geht beim Outsourcing an Dritte wertvolles Know-how verloren bzw. wird gar nicht erst aufgebaut.

Gepflegte Daten sind alles

Lexware Office gehört zu den wenigen kaufmännischen Cloud-Diensten, die mit einer optionalen Lohnabrechnung ausgestattet sind. Deren Mehrwert ist dann am größten, wenn Sie gemeinsam mit der Buchhaltung genutzt wird, ist aber auch unabhängig einsetzbar.

Die Benutzerführung des Services ist klar und übersichtlich gestaltet. Die Eingabemasken sind intuitiv und selbsterklärend. Der meiste Aufwand besteht darin, die Firmen- und Mitarbeiterdaten zu erfassen. Für die Abrechnung müssen anschließend noch individuelle Daten wie Abwesenheiten, geleistete Arbeitsstunden oder zusätzliche Lohnbestandteile eingegeben werden – und schon ist man startklar.

Lexware Office Lohn & Gehalt unterstützt dabei alle gängigen Positionen. Bei Fahrtkostenzuschüssen wie dem Deutschlandticket kann man seit kurzem zum Beispiel den Arbeitnehmeranteil einbehalten oder einen Zuschuss gewähren.

Selber machen lohnt sich

Lexware Office Lohn & Gehalt berechnet Steuern und Sozialversicherungsbeiträge automatisch. Den Prozess der Lohnabrechnung begleitet eine gründliche Plausibilitätsprüfung. Dadurch ist das Fehlerrisiko gering – vorausgesetzt, die Stamm- und Lohndaten sind korrekt erfasst.

Ein wichtiger Aspekt ist die Kommunikation mit den Behörden: Der Cloud-Dienst versendet obligatorische Meldungen und Bescheinigungen digital an Finanzamt und Sozialversicherungsträger.

Wer parallel mit der Gewinnermittlung arbeitet, profitiert von einem weiteren Vorteil: die dazugehörigen Buchungen werden automatisch in die EÜR übernommen. Unternehmen stehen dann alle aktuellen Zahlen zur Verfügung, auch jene aus der Lohnbuchhaltung.

Angestellte können ihre Lohnabrechnung digital über ein Portal herunterladen, wodurch die manuelle Verteilung der „Lohntüten“ entfällt. Die Dokumente stehen langfristig bereit und können bei Verlust über einen Self-Service erneut heruntergeladen werden.

Ein weiterer Pluspunkt ist das integrierte Online-Banking, mit dem man Löhne, Steuern und Sozialabgaben halbautomatisch mit wenigen Klicks bezahlen kann. Noch komfortabler ist das neue SEPA-Lastschriftverfahren, das Lastschriftaufträge an Krankenkassen direkt aus dem System heraus erteilt.

Einstieg leicht gemacht

Lexware Office Lohn & Gehalt ist auch für Einsteiger bestens geeignet. Sie profitieren von einer verständlichen Benutzerführung, dem integrierten Plausibilitätscheck und einer Kontexthilfe, die sie stilsicher und verständlich durch den Abrechnungsparcours begleitet.

Die Cloud-basierte Lohnabrechnung erlaubt im Standard bis zu 50 Lohnabrechnungen pro Monat und unterstützt gängige Lohnbestandteile wie Überstundenbezahlung, Sonderzahlungen, Essenszuschüsse oder Inflationsausgleichsprämien. Zudem gibt es Urlaubskonten für Mitarbeiter, um Abwesenheiten und Resturlaubstage zu verwalten.

Lexware Office Lohn & Gehalt im Test: Fazit

Lexware Office Lohn & Gehalt ist eine einfach zu bedienende und dank vieler Hilfen auch sehr sichere Lohnabrechnung. Nach Eingabe der Stammdaten genügen wenige Klicks, um die Abrechnung durchzuführen, Bescheinigungen auszustellen und alle Beträge zu überweisen. Der Cloud-Dienst wird vorbildlich gepflegt und ist auf der Höhe der Zeit.