Ratgeber
Bürogemeinschaften & kleine Firmen
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- Bürogemeinschaften & kleine Firmen
- Worauf Sie bei TK-Anlagen achten sollten
Mit der Anzahl der internen Teilnehmer sowie der Kommunikationsgeräte und Dienste wachsen auch die Anforderungen an die Telefonanlage. Kleine Firmen sollten hier auf spezielle Funktionen achten.
Wenn zwei, drei oder noch mehr Leute zusammenarbeiten, wachsen auch die Anforderungen an TK-Anlagen. Berufliche Einzelkämpfer kommen oft noch mit Telefonsystemen für Privatleute aus, gegebenenfalls ergänzt um ein paar PC-Funktionen. Bei Bürogemeinschaften, und kleinen Firmen werden zusätzliche Funktionen wichtig: So sollten alle Mitarbeiter über eigene Durchwahlnummern beziehungsweise ISDN-Rufnummern (sogenannte MSN - Multiple Subscriber Numbers) erreichbar sein.
Jedem Mitarbeiter seine Nebenstelle
Und selbst wenn die Abstimmung von Tür zu Tür oder quer durchs Büro verhindert, dass oft Intern-Telefonate geführt werden müssen, sind gemeinsame Telefonkonferenzen mit internen Mitarbeitern und externen Kollegen oder Kunden an der Tagesordnung. Ebenso sollte das Weiterleiten und Übernehmen von Gesprächen problemlos und komfortabel möglich sein - es macht nämlich überhaupt keinen guten Eindruck, wenn ein Kunde beim Vermitteln zum richtigen Ansprechpartner aus der Warteleitung fällt. Umso professioneller kann sich ein Kleinunternehmen dagegen präsentieren, wenn geparkte Teilnehmer mit einer ansprechenden Wartemusik unterhalten oder von einem Voicemail-System über den aktuellen Stand in der Warteschlange informiert werden.
Planen Sie auch rechtzeitig, wie viele Amtsleitungen benötigt werden. Wenn sich vier Büromenschen zusammentun, kann ein ISDN-Anschluss mit seinen zwei Leitungen bereits zu knapp werden. Telefonieren zwei Leute gleichzeitig, müssen die anderen warten. Was noch schlimmer ist: Ruft in dieser Situation ein Kunde an, hört er ein Besetztzeichen. Während größere Unternehmen zu diesem Zweck einen ISDN-Primärmultiplexanschluss mit 30 Amtsleitungen oder eine Voice-over-IP-Anbindung mit ähnlich vielen parallel nutzbaren Kanälen buchen können, genügt für kleinere Firmen und Unternehmen eventuell eine Telefonanlage, die zwei oder drei externe ISDN-Leitungen gleichzeitig verwalten kann. Sie sollte aber über ausgeklügelte Rufmanagement-Funktionen verfügen, damit ankommende Anrufe unter der öffentlich bekannten Telefonnummer des Unternehmens möglich bleiben und die Rufnummernübermittlung abgehender Gespräche nicht die falsche MSN aufs Telefondisplay des Kunden oder Geschäftspartners schickt.
Systemtelefone sorgen für mehr Komfort
Werden die Komfortfunktionen von Telefonanlage und Netz häufig genutzt, müssen sie im hektischen Büroalltag auch sicher und bequem bedienbar sein. Im Telefondisplay sollte man sofort erkennen, ob ein Anruf von einem internen oder externen Teilnehmer eingeht, über welche Amtsleitung beziehungsweise Rufnummer er angerufen hat, ob noch externe Anrufer in der Warteschlange ausharren und Ähnliches mehr. Merkmale wie Rückrufe, Weiterleitungen und Konferenzgespräche sollten per Funktionstasten oder Menüauswahl gut zu bedienen sein. Und auch ein paar Zielwahltasten für die wichtigsten Gesprächspartner sind in der Praxis äußerst hilfreich.
Standardtelefone sind mit solchen Ansprüchen in der Regel überfordert - allenfalls einige ISDN-Komforttelefone und leistungsfähigere DECT-Mobilteile können hier noch mithalten. Für die anspruchsvollere Business-Klientel bieten aber alle Anlagenbauer sogenannte Systemtelefone an: speziell auf die TK-Anlage ausgelegte Nebenstellen-Apparate mit informativen Displays und spezifischen Funktionstasten. Obwohl diese Modelle etwas teurer sind als Standardtelefone, lohnt sich die Anschaffung im geschäftlichen Bereich unbedingt.
