Ratgeber
Virtuelle TK-Anlagen
Die Zeiten riesiger Hardware-Lösungen sind gezählt: Virtuelle TK-Anlagen kosten weniger und bieten mehr Komfort. connect stellt das Angebot von Sipgate vor.
Telefonanlagen in Unternehmen sind eine Wissenschaft für sich: Wenn das Unternehmen wächst, muss auch die Telefonanlage mit den gestiegenen Anforderungen mithalten. Dabei geht es einerseits um die Möglichkeiten, weitere Nebenstellen für die neuen Mitarbeiter zu schaffen, andererseits aber auch darum, mit der Anlage zusätzliche ISDN-Kanäle im Telefonnetz zu verwalten.
Obendrein wachsen in aufstrebenden Firmen auch die Anforderungen: So sollten Projektteams unter einer Nummer erreichbar sein oder sich komplexe Weiterleitungen initiieren lassen. Viele Großanlagen sind zwar in gewissem Umfang skalierbar, trotzdem geht es in Zeiten, in denen auf jedem Baum ein Controller sitzt, um Kostensenkungen.
Daher sind nicht selten nur drei Mitarbeiter für die gesamte TK- und IT-Infrastruktur eines Unternehmens mit mehreren Hundert Mitarbeitern zuständig. Und wenn ein Angestellter auch nur das Büro wechselt, muss der Anschluss zeit- und personalaufwendig mit umgezogen werden.
Flexibel durch virtuelle Anlagen
Seit einiger Zeit drängen immer mehr virtuelle Telefonanlagen, auch Virtual PBX genannt, auf den Markt. Und die versprechen neben Kosteneinsparungen auch maximale Flexibilität und Erweiterbarkeit.
Was hat es aber damit auf sich? Bei Virtual PBX handelt es sich schlicht um VoIP, also Internet-Telefonie. Hierfür bedarf es neuer Telefonapparate, die nicht mehr in der Telefondose stecken, sondern wie der PC mit der Netzwerkbuchse verbunden sind. Entweder zentral im Unternehmen oder bei einem Diensteanbieter steht dann die virtuelle Telefonanlage, die nichts weiter als ein Server ist, an dem sich alle Telefone des Unternehmens per Netzwerk einbuchen und der die Telefondienste zur Verfügung stellt.
Unterschiedliche Modelle
Während sich für Großunternehmen mit umfangreicher IT-Abteilung eine eigene virtuelle Anlage anbietet, sind für kleine und mittlere Unternehmen gehostete, also von einem Anbieter bereitgestellte Lösungen von Vorteil. Aber egal, für welche Variante Sie sich entscheiden: Ihr internes Unternehmensdatennetz muss großzügig dimensioniert und halbwegs modern sein. In vielen Unternehmen verkraften die Datenleitungen gerade noch so die E-Mail- und Internetdaten der Mitarbeiter - wenn dann noch zeitkritische VoIP-Pakete hinzukommen, ist die oft aus veralteten Hubs bestehende Infrastruktur schlicht überfordert.
Auch der Internetzugang muss schnell genug sein. Als Faustregel gilt: Pro Gespräch fallen rund 100 kbit/s an, mit DSL16 000 können also zehn Gespräche gleichzeitig geführt werden. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die Verbindung zwischen jedem Telefon und der virtuellen Anlage verschlüsselt ist, denn nichts ist einfacher, als VoIP-Gespräche in einem lokalen Netzwerk abzuhören.
Außerdem gilt es zu bedenken: Bei einer Störung der Datenleitung ist auch das Telefon tot. Auf der folgenden Seite stellt Ihnen connect exem-plarisch die Firmenlösung Sipgate Team des erfahrenen VoIP-Pioniers Sipgate vor.
Telefonie
Flexibles Rufnummernmanagement und umfangreiche Komfortfunktionen bis hin zur webbasierten Steuerzentrale.
Alles beginnt mit der Telefonnummer: So kann man seine bisherigen Rufnummern bequem zu Sipgate Team portieren, und wenn das Unternehmen wächst, weitere hinzubuchen - entweder drei Nummern für 3,95 Euro pro Monat, zehn Nummern für 4,95 Euro pro Monat oder 100 Nummern für 19,95 Euro pro Monat. Die Nummernverträge laufen nur einen Monat, Rufnummern sind aus praktisch allen Ortsnetzen Deutschlands sowie aus 20 Ländern wie der Schweiz, Italien oder Mexiko zu haben.
Besonderheit: Die neuen Rufnummern sind direkt nach der Buchung nutzbar. Jeder in der Admin-Oberfläche angelegte Mitarbeiter bekommt per Mail seine Sip-ID und ein Passwort, die gibt er einfach ins Telefon ein - schon ist selbiges freigeschaltet.
Jedem Mitarbeiter stehen die klassischen Telefonieleistungen zur Verfügung, auch Komfortmerkmale wie Anklopfen, Konferenzen, interne Rufe und Makeln, wobei Letzteres auch ganz einfach über Standorte und Filialen hinweg klappt. Außerdem hat man die Möglichkeit, Gruppen zu definieren. So kann man festlegen, dass beispielsweise die Buchhaltung eine zentrale Rufnummer erhält, mit individueller Ansage des Anrufbeantworters.
Ebenfalls top ist die per PC-Browser dargestellte Inbox, die webbasierte Kommunikationszentrale für jeden Mitarbeiter. Hier sieht dieser, wann er mit wem telefoniert hat oder welche Anrufe wann in Abwesenheit hereinkamen. Man kann den Anrufern Notizen zuweisen oder diese als wichtig markieren. Verpasste Anrufer lassen sich mit einem Mausklick zurückrufen, obendrein kann man vom PC aus bequem Faxe und SMS senden und empfangen.
SMS/FAX
Kommunikation ist mehr als Telefonieren - SMS- und Faxnachrichten sowie Benachrichtigungen sind ein wichtiger Bestandteil.
Denn Sipgate Team ist mehr als "nur" eine virtuelle Telefonanlage. Umfangreiche Unified-Messaging-Funktionen machen die Kommunikation effizienter. Dazu gehört beispielsweise die SMS-Funktion. Jeder Mitarbeiter kann, sofern es vom Administrator erlaubt wird, SMS über seine Inbox versenden. Eingehende Kurznachrichten landen auf dem Handy des Mitarbeiters. Besonders praktisch ist das zur Anrufersignalisierung: So kann man sich gezielt eine SMS schicken lassen, wenn beispielsweise ein wichtiger Kunde versucht hat, durchzuklingeln. Pro SMS werden 7,9 Cent fällig.
Faxe sind zwar auf dem absteigenden Ast, im Businessleben aber immer noch Alltag. Doch ein richtiges Faxgerät wird durch Unified Messaging in vielen Fällen überflüssig. Denn das Sipgate-System empfängt Faxnachrichten, wandelt sie in ein PDF um und stellt sie dem richtigen Adressaten in seiner Inbox zur Verfügung. Auf Wunsch erhält der entsprechende Mitarbeiter auch eine Mail mit dem Fax als PDF-Anhang.
Auch der Versand von Faxnachrichten ist möglich: Hierzu gibt es eine eigene Maske in der Inbox, in der man wie in einem Textverarbeitungsprogramm ein Fax schreiben kann. Der Anhang von Bildern oder Grafiken soll durch eine Importfunktion ebenfalls möglich sein, was zum Testzeitpunkt aber nicht funktioniert hat. Weitere Möglichkeit des Faxversands: Über ein kleines kostenloses Sipgate-Zusatzprogramm für Windows und Mac kann man über den virtuellen Drucker direkt aus einer beliebigen Anwendung wie Word, Excel oder CRM-Programm faxen.
Praktisch für unterwegs ist die App fürs iPhone: Damit kann man einfach ein Bild des Dokuments schießen und es per Fax auf die Reise schicken. Über die App geht aber noch mehr: Via UMTS oder WLAN lässt sich so auch per Sipgate telefonieren und man ist unter seiner Bürorufnummer auch unterwegs erreichbar. Außerdem kann man zu Sipgate-Konditionen SMS verschicken.
Voicemail
Nachrichten per Mail weiterleiten, am PC oder Telefon abfragen oder SMS-Benachrichtigung: Voicemail ist mehr als ein Rufsammler.
Jeder Sipgate-Team-Teilnehmer erhält eine Voicebox, deren Ansagetext er entweder über sein Telefon aufnehmen oder als MP3-Datei einspielen kann. Flexibilität auch bei eingegangenen Nachrichten: Die kann der Mitarbeiter wahlweise am eigenen Telefon abhören oder über die Inbox via PC-Lautsprecher. Selbstverständlich kann man sich auch per SMS über neu eingegangene Nachrichten auf der Mailbox informieren lassen.
Wer viel unterwegs ist, wird schnell die Möglichkeit schätzen, sich die Sprachnachricht als MP3-File per Mail schicken zu lassen. Neben den individuellen Voiceboxen pro Mitarbeiter gibt's auch Gruppenboxen, so kann man beispielsweise der Gruppe "Buchhaltung" eine eigene Box zuweisen.
Kosten
Die Preise für Sipgate Team richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter. Natürlich wachsen die Tarife mit dem Unternehmen.
Sipgate Team gibt's für verschiedene Unternehmensgrößen zwischen drei und über 100 Mitarbeitern. Für drei Nutzer zahlt man 14,95 Euro pro Monat, zehn Nutzer gibt's für rund 40 Euro pro Monat, 100 für knapp 150 Euro. Für Unternehmen mit mehr Mitarbeitern sind individuelle Tarife vereinbar. Pro Gesprächsminute ins deutsche Festnetz verlangt Sipgate 1 Cent pro Minute, in Mobilfunknetze 12,9 Cent pro Minute. Interne Gespräche, auch zwischen Standorten, und generell solche zu anderen Sipgate-Teilnehmern sind kostenlos. Was natürlich noch dazukommt, sind Kosten für die Rufnummern (siehe Telefonie).
Hardware
Virtuelle Telefonanlagen erforden in den meisten Fällen spezielle VoIP-Telefone. Hier ist die Auswahl aber mittlerweile groß.
Virtuelle Telefonanlagen und damit auch Sipgate Team erfordern spezielle VoIP-Telefone. Die sind in der Anschaffung noch etwas teurer als normale Telefone. Für Sipgate Team lässt sich jedes SIP-fähige VoIP-Telefon anschließen, Auswahl gibt's hier reichlich, beispielsweise von Snom, Aastra, Grandstream, Gigaset, und Cisco. Auch bei Sipgate direkt sind verschiedene Modelle zu haben.
Wer unbedingt ein ISDN- oder Analogtelefon betreiben will, kann dieses per Adapter andocken, der die Gespräche in VoIP umwandelt. Aber natürlich ist auch der Betrieb einer AVM-Fritzbox möglich, die eine Drehscheibe zwischen VoIP- und bisherigen Telefonen darstellt. Großer Vorteil von VoIP-Telefonen: Wenn Sie in ein anderes Büro oder gar an einen anderen Standort umziehen, nehmen Sie Ihr Telefon einfach mit und stecken es am neuen Standort in die Netzwerkbuchse. Kein Administrator muss dafür irgendetwas umstellen.
Wer bereits eine IP-fähige Telefonanlage hat, kann den Sipgate-Dienst Trunk nutzen: In der Firma bleibt hardwaretechnisch alles beim Alten, die Anlage ist aber per Sipgate mit dem Datennetz verbunden. Auch kann man einen Mischbetrieb fahren und bestimmte Nummern über die alte Anlage laufen lassen, andere wiederum über Sipgate Team.
